労働時間の把握は義務です｜客観的記録が必要な理由

2019年4月から、事業者には労働時間を客観的な方法で把握する義務があります。自己申告だけでは足りない理由と、記録として何を残す必要があるのかを条文から整理します。

「うちは自己申告だから」「小さい会社だから関係ない」という説明を聞くことがあります。 どちらも誤りです。

2019年4月から、事業者には労働時間の状況を客観的な方法で把握する義務があります（労働安全衛生法66条の8の3）。それ以前は通達による指針でしたが、働き方改革関連法によって法律上の義務になりました。

何が義務になったのか

条文が求めているのは「労働時間の状況の把握」です。そして把握の方法は、労働安全衛生規則52条の7の3により、 タイムカード、パソコンの使用時間の記録、その他の適切な方法と定められています。

ここでいう「客観的な方法」とは、本人の記憶や申告に依存しない記録という意味です。紙に手書きで「9:00〜18:00」と書いてもらうだけでは、この要件を満たしません。

もっとも見落とされやすいのがここです。

管理監督者には時間外・休日の割増賃金が発生しませんが、 労働時間を把握する義務は別に存在します。「管理職だから勤怠をつけなくていい」という運用は、この規定に反します。

裁量労働制も同じです。何時間働いたとみなすかという話と、実際に何時間働いたかを把握する義務は、まったく別の話です。

なぜ全員が対象なのかというと、この規定の目的が賃金計算ではなく健康確保だからです。長時間労働による健康障害を防ぐために、医師の面接指導につなげる前提として労働時間を把握させる、という構造になっています。

例外的に自己申告による把握が認められる場合もありますが、条件が付きます。

自己申告を採る場合、事業者は労働者に対して十分な説明を行い、実際の労働時間と申告内容が合致しているかを必要に応じて実態調査しなければなりません。また、時間外労働の削減のための社内通達や労働時間の上限設定が、 適正な申告を妨げる要因になっていないかを確認する必要があります。

つまり「自己申告にしておけば楽」ではなく、 自己申告のほうが事業者の負担は重いという設計です。実態調査の記録まで求められるため、客観的な記録を残すほうが結果的に手間が少なくなります。

労働基準法108条は賃金台帳の調製を、109条は労働関係に関する重要書類の保存を定めています。出勤簿やタイムカードもこの「重要書類」に含まれます。

保存期間は2020年4月の改正で本則5年になりましたが、経過措置により当分の間は3年です（労働基準法143条）。

未払い賃金を請求できる期間も、同じ改正で当分の間3年に延長されました。 記録の保存期間と請求できる期間がそろっているのは偶然ではありません。争いになったとき、記録がなければ事業者が不利になります。

未払い残業代を争う場面で、労働時間の立証責任は基本的に労働者側にあります。しかし、事業者に把握義務があるにもかかわらず記録がない場合、労働者側が提出した資料（手帳のメモ、パソコンのログ、入退館記録など）がそのまま採用されることがあります。

記録を残さないことは、事業者にとって守りになりません。 むしろ、反証の材料を自ら手放している状態になります。

義務を満たすために必要なのは、次の3つです。

紙のタイムカードでもこの3つは満たせます。必要なのは高機能なシステムではなく、この3点を確実に満たすことです。

ただし、記録が残るだけでは足りない場面もあります。 36協定の上限に近づいたときに気づけるか、複数拠点や直行直帰の勤務をどう記録するか、といった運用面の課題です。

選ぶときにどこを見ればよいかは勤怠管理システムを選ぶときの判断軸に整理しました。打刻方法ごとの向き不向きは打刻方法の比較をご覧ください。

いま自分の労働時間がどう記録されているか気になった場合は、給与明細と自分の記録を突き合わせてみてください。

1日ぶんは勤務時間の計算で、 1か月ぶんはシフト表の集計でまとめて確認できます。 15分単位で切り捨てられている場合の差額はパート・アルバイトの日給計算で出せます。

この記事は制度の一般的な説明です。個別の事案については、労働基準監督署または社会保険労務士にご相談ください。